KYB, une donnée ou un processus ? Etat des lieux de l'identité de l'entreprise

Préambule :

Pour de nombreux chefs d'entreprise, naviguer dans le labyrinthe de la conformité, en particulier lorsqu'il s'agit des contrôles "Know Your Business" (KYB), peut s'apparenter à un véritable casse-tête. Ils se plaignent souvent : "Pourquoi dois-je repasser par cette procédure alors que j'ai déjà été autorisé par une entreprise ?" Cette question met en lumière la tâche délicate qui consiste à comprendre l'identité des entreprises et les détails des procédures KYB.

Explorer l'essence de l'identité d'entreprise

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi chaque institution financière doit effectuer son propre KYB ? Pour répondre à cette question, nous allons nous pencher sur ce qui fait d'une entreprise une entreprise.

Qu'est-ce qu'une entreprise ?

À la base, une entreprise est toute entité impliquée dans des activités commerciales, industrielles ou professionnelles. Cela semble simple. Mais les choses se compliquent dès lors que l'on considère son identité juridique.

Définir une entité juridique

Les entreprises ont des formes variées, chacune avec des caractéristiques juridiques distinctes :

• Multinationales : Grands groupes dotés de structures complexes et souvent détenus par l'État.
• Entreprises : Entités juridiques indépendantes dotées de droits et de responsabilités distincts.
• Les organisations à but non lucratif : Organisations axées sur une mission et fonctionnant au-delà de la simple recherche du profit.
• Fiducies/partenariats : Entreprises collaboratives mettant en commun des ressources et de l'expertise.
• Travailleurs indépendants : Individus, c'est-à-dire personnes physiques ayant des statuts juridiques variés selon les pays et souvent des niveaux d'activité.

Le statut juridique et la reconnaissance de ces entités diffèrent d'un pays à l'autre, ce qui ajoute à la complexité. La première norme ISO sur les formes juridiques des entités, ISO20275, n'a été publiée qu'en 2017 !

"Il y a 3818 types légaux enregistrés dans la norme iso 20275 !"

Redéfinir KYB comme un défi global en matière de données

Comprendre une entreprise, c'est comme assembler un puzzle complexe. Nous la voyons comme un graphique de données dynamique, qui nous permet de filtrer les différentes couches importantes dans l'évaluation de KYB.

1. Conformité juridique et réglementaire :
   • Lieu de constitution : Les nuances juridictionnelles qui dictent les cadres juridiques.
   • Respect de la réglementation : Respect des réglementations sectorielles et des normes de conformité globales.
2. Aperçu opérationnel :
   • Localisation de l'activité : Les zones géographiques d'opération influencent les risques réglementaires et de marché.
   • Secteur d'activité : Risques et besoins de conformité spécifiques à l'industrie.
3. Structure organisationnelle :
   • Structure de la propriété : Analyse de la hiérarchie de la propriété afin d'identifier les mécanismes de contrôle.
   • Structure de propriété élargie : Enquêter au-delà de la propriété immédiate pour découvrir les influences et le contrôle indirects.
4. Propriété effective ultime (UBO) :
   • Identification des bénéficiaires effectifs : Démasquer les personnes qui possèdent ou contrôlent l'entreprise.
5. Réputation et fiabilité :
   • Perception du public et du marché : Évaluation de la réputation de l'entreprise et du comportement historique du marché.
   • Litiges et histoire juridique : Examen minutieux des défis et litiges juridiques passés.
6. Durabilité et impact social :
   • Impact environnemental : Évaluation de l'empreinte environnementale de l'entreprise et de ses pratiques en matière de développement durable.
   • Responsabilité sociale : Évaluer l'engagement de l'entreprise en matière d'éthique sociale et d'impact sur la communauté.
7. Santé et stabilité financières :
   • Dossiers financiers : Analyse des états financiers, des antécédents en matière de crédit et de la stabilité fiscale.
   • Modèles de transaction : L'examen minutieux des comportements de transaction pour y déceler des irrégularités ou des schémas inhabituels.
8. Risques de fraude et de sécurité :
   • Mesures de prévention de la fraude : Évaluation de la solidité des contrôles internes contre les activités frauduleuses.
   • Posture en matière de cybersécurité : Évaluation des défenses contre les cybermenaces et des pratiques en matière de sécurité des données.

Cependant, KYB transcende la simple agrégation de données ; il s'agit d'un processus dynamique, sensible au contexte.

KYB en tant que processus

La collecte de données n'est qu'un début. Le véritable travail consiste à analyser, valider et conserver ces informations fraîches et utiles tout au long du cycle de vie du client. KYB vise à créer une culture de conformité approfondie et continue au sein de votre entreprise.

Pour les régulateurs du monde entier, il s'agit de plus en plus de ne pas se contenter de cocher des cases, mais d'évaluer un effort continu pour rester à la pointe du progrès.

1. Action proactive et systématique :
   • KYB exige une gestion proactive par le biais de systèmes et de processus bien structurés. Ces systèmes doivent faciliter la collecte de données, l'analyse et l'action rapide.
   • Il s'agit de développer et de maintenir des flux de travail qui identifient les risques et automatisent les contrôles de conformité. Cette approche systématique garantit une évaluation et une prise de décision cohérentes, renforçant ainsi la conformité en tant que processus actif et continu.
2. Évaluation perpétuelle de KYB :
   • Les entités juridiques sont des "objets évolutifs". L'objectif va au-delà de la simple accumulation d'informations. Elle englobe une compréhension approfondie, une validation continue et une mise à jour régulière des données. Cela signifie qu'il faut s'engager activement dans un processus continu de diligence raisonnable et rester attentif aux changements dans les profils des clients, aux modifications réglementaires et à l'évolution des scénarios de marché.
3. Stratégies adaptatives et réactives :
   • Les processus de KYB doivent être agiles et adaptables en réponse à l'évolution constante de l'environnement réglementaire et de la disponibilité des sources de données. Cela implique l'intégration transparente de nouvelles réglementations et sources de données sans compromettre les fonctions essentielles de l'entreprise.
4. Cultiver une culture de la conformité :
   • L'essence de KYB est désormais ancrée dans l'établissement d'un état d'esprit de conformité au sein de l'organisation. Chaque décision et chaque action sont prises avec une conscience aiguë de leurs ramifications légales et éthiques.

Cette vision améliorée de KYB reconnaît que la responsabilité de la conformité ne réside pas seulement dans la possession d'informations, mais aussi dans l'effort diligent déployé pour évaluer, gérer et mettre à jour en permanence ces informations.

Conclusion :

L'universalité des données KYB est plus un rêve qu'une réalité. Non seulement chaque entreprise est unique, ce qui nécessite une approche personnalisée de l'ACA, mais les régulateurs considèrent de plus en plus l'ACA comme l'évaluation de la qualité d'un processus plutôt que comme un exercice de vérification. Le défi consiste à maintenir une conformité approfondie mais gérable, à évoluer avec les changements réglementaires et à tirer parti de la technologie pour rendre les processus plus fluides, en veillant à ce que la conformité soutienne la croissance de l'entreprise plutôt qu'elle ne l'entrave.

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